Recordmanager / Adviseur Informatiebeheer – NVWA

Over de organisatie

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) bewaakt de gezondheid van dieren en planten, het dierenwelzijn, de veiligheid van voedsel en consumentenproducten en de naleving van natuurwetgeving.

Binnen de NVWA wordt continu gewerkt aan het verbeteren van de informatiehuishouding. Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de netwerkschijven en fileshares waarop grote hoeveelheden informatie zijn opgeslagen. Om deze informatie goed te beheren, investeert de NVWA in 2026 en 2027 in het ordenen, opschonen, vernietigen en migreren van bestanden.

Over de opdracht

Voor het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), cluster Recordmanagement, zoekt de NVWA tijdelijke ondersteuning op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer.

De opdracht richt zich op het beoordelen van documenten op netwerkschijven en het koppelen van de juiste bewaartermijnen op basis van de geldende selectielijsten. De bevindingen worden geregistreerd, zodat er inzicht en overzicht ontstaat en het beheer van de informatie verder kan worden geprofessionaliseerd.

De verantwoordelijkheid voor de informatie op de netwerkschijven ligt bij de proceseigenaren en teammanagers. Het team DIV ondersteunt hen met advies en praktische begeleiding bij het beheren van informatie volgens de geldende wet- en regelgeving, interne kaders en richtlijnen.

Als recordmanager help je de organisatie bij het structureren en opschonen van de netwerkschijven. Je werkt hierbij samen met verschillende afdelingen en collega's en draagt bij aan een betere naleving van de Archiefwet en de verdere optimalisering van de informatiehuishouding.

Wat ga je doen?

Je beoordeelt opgeslagen documenten, bepaalt de bijbehorende bewaartermijnen en legt deze vast, zodat informatie op een correcte en beheersbare manier kan worden gearchiveerd, bewaard of vernietigd.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beoordelen van documenten op netwerkschijven en fileshares.

• Bepalen van de toepasselijke bewaartermijnen aan de hand van de geldende selectielijsten.

• Registreren van bewaartermijnen en relevante documentgegevens om inzicht en overzicht te creëren.

• Adviseren over de herstructurering en opschoning van netwerkschijven.

• Samenwerken met proceseigenaren, teammanagers en collega's van verschillende afdelingen om informatie op een gestructureerde manier te beheren.

• Ondersteunen bij het ordenen, opschonen, vernietigen en migreren van bestanden.

• Bijdragen aan de naleving van de Archiefwet en overige relevante wet- en regelgeving.

• Samenwerken met het cluster Recordmanagement om duurzaam en actief informatiebeheer mogelijk te maken.

Eisen

1. Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van recordmanagement.

2. Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving, waaronder bewaartermijnen en selectielijsten.

3. Je hebt ervaring met en kennis van het werken met een DMS (Document Management Systeem).

Gewenste kennis, ervaring en opleiding

• Je hebt bij voorkeur meer dan 1 jaar ervaring met het bepalen van bewaartermijnen van documenten op netwerkschijven (fileshares) aan de hand van selectielijsten. Meer ervaring leidt tot een hogere beoordeling.

• Je hebt aantoonbare ervaring met het afstemmen en samenwerken met verschillende interne afdelingen en collega's om netwerkschijven op te schonen.

• Je hebt aantoonbare ervaring met het registreren van bewaartermijnen van documenten op netwerkschijven, zodat overzicht ontstaat en het beheer kan worden uitgevoerd, zelfstandig en/of in samenwerking met het cluster Recordmanagement, met als doel de Archiefwet na te leven.

Expertisegebieden

• Archief- en informatiewetgeving.

• Ordenings- en ontsluitingsmethodieken.

• Zoektechnieken.

• Relevante opleidingen: SOD I, SOD II, MBO Informatiedienstverlening of HMDI.

Competenties

• Communicatief vaardig: je communiceert helder en stemt werkzaamheden zorgvuldig af met verschillende betrokkenen.

• Resultaatgericht: je werkt doelgericht aan een gestructureerde en goed beheersbare informatiehuishouding.

• Samenwerken: je werkt prettig samen met collega's en verschillende organisatieonderdelen.

• Initiatiefrijk: je neemt initiatief, signaleert verbeterpunten en draagt actief bij aan het opschonen en ordenen van informatie.