Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.
De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.
Opdracht
Projectwerkzaamheden:
• In algemene zin: Ondersteunen van de implementatie van de DefDoc RMA-module binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Adviseren over functionele eisen en wensen die gesteld worden aan de DefDoc RMA-module.
• In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.
• Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc.
• Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.
Lijnwerkzaamheden:
• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coordineren beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.
Eisen
- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
Wensen
- Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
- HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.
- Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
- Ervaring met de implementatie van records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
- Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
- Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489).
- Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).
Inzetgegevens
- Gewenste startdatum: zondag 1 november 2026
- Initiële einddatum: zondag 31 oktober 2027
- Optie op verlenging: Ja
- Maximaal aantal verlengingen: 3
- Termijn per verlenging in maanden: 12
- Verwachte uiterste einddatum inzet: donderdag 31 oktober 2030
- Uren per week: 36
- Max. aantal uren initiële inhuurtermijn: 1680
- Aantal maanden initiële inhuurtermijn: 12
- Postcode hoofdstandplaats: 3584 AB
- Naam hoofdstandplaats: Kromhout kazerne, Utrecht
- Extra standplaats(en): IB/SIB, Diepenhorstlaan 30, Rijswijk
- Screeningsitems VOG: 11, 12, 13, 37, 41 en 71
- Veiligheidsonderzoek vereist: VGB Niveau B
- VOG aanwezig voor start inzet: Nee
- Werknemers met soortgelijke kennis en expertise in dienst Deelnemer:
- Vrije vervanging toegestaan: Ja
- Parttimers toegestaan: Nee
- Hybride werken bespreekbaar:
- Onregelmatige diensten:
- Consignatiediensten: Nee
- Betrokkenheid bij aanbestedingen: Nee
- Vergoeding dienstreizen inbegrepen in tarief: Nee
- Toelichting beschikbaarheid:
- Toelichting extra standplaats:
Reageer nu
