Vacature – Senior Projectmanager Digitalisering Inkoopprocessen

Opdrachtgever: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) / Ministerie van Economische Zaken
Functie: Senior Projectmanager Digitalisering Inkoopprocessen
Domein: Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC)
Niveau: Senior
Start: Zo spoedig mogelijk

Over de opdracht

Binnen het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) van het ministerie van Economische Zaken wordt volop gewerkt aan het digitaliseren en moderniseren van de inkoopprocessen. Voor deze veranderopgave zoeken wij een ervaren Senior Projectmanager die verschillende lopende en binnenkort startende digitaliseringsprojecten begeleidt.

De focus ligt op het selecteren, ontwikkelen en implementeren van nieuwe ICT-oplossingen die de inkoopprocessen efficiënter, transparanter en toekomstbestendiger maken.

Je werkt in een complexe omgeving met verschillende stakeholders binnen het IUC, RVO, het ministerie en externe leveranciers. Daarbij combineer je sterke projectmanagementvaardigheden met kennis van Source-to-Contract en digitale inkoopprocessen.

Wat ga je doen?

Je begeleidt meerdere projecten en initiatieven die gericht zijn op de digitalisering van het IUC.

1. Digitale Inhuurtool

Je begeleidt de verdere ontwikkeling en implementatie van de digitale inhuurtool die momenteel door TenderNed voor het IUC wordt ontwikkeld.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Het begeleiden en managen van de verdere ontwikkeling.
• Afstemming met TenderNed en interne stakeholders.
• Bewaken van scope, planning, kwaliteit en voortgang.
• Coördineren van de implementatie binnen het IUC.
• Begeleiden van gebruikers en stakeholders richting ingebruikname.

De inhuurdesk verwerkt jaarlijks circa 6.000 aanvragen. De nieuwe oplossing moet dit proces verder digitaliseren en efficiënter maken.

2. Pilot TenderIQ

Je begeleidt de pilot van TenderIQ, een oplossing binnen TenderNed waarmee informatie rondom aanbestedingen toegankelijker en inzichtelijker wordt gemaakt.

Je zorgt voor:

• Een gestructureerde uitvoering van de pilot.
• Afstemming met betrokken gebruikers en stakeholders.
• Monitoring van voortgang en resultaten.
• Het verzamelen en vertalen van feedback.
• Advisering over vervolgstappen en eventuele implementatie.

3. Implementatie RVO AI-oplossing

Je begeleidt de verdere ontwikkeling en implementatie van de RVO AI-tool, zodat deze binnen het IUC kan worden ingezet ter ondersteuning van het inkoopproces.

Hierbij houd je rekening met de specifieke kaders en regelgeving die gelden voor het gebruik van AI binnen de Rijksoverheid.

Je werkt samen met relevante AI-, IT-, inkoop- en businessstakeholders om de oplossing op een gecontroleerde en bruikbare manier binnen het IUC te implementeren.

4. Rijksbrede AI-ontwikkelingen

Je sluit aan bij rijksbrede AI-initiatieven en overleggen die relevant zijn voor het IUC.

Je:

• Houdt ontwikkelingen rondom AI binnen de Rijksoverheid bij.
• Signaleert ontwikkelingen die impact kunnen hebben op het IUC.
• Brengt relevante informatie terug naar de organisatie.
• Verbindt rijksbrede initiatieven met de eigen digitaliseringsopgaven.

5. ICT-projecten binnen het IUC

Naast de specifieke digitaliseringsprojecten lever je project- en implementatie-expertise bij verschillende ICT-vraagstukken binnen het IUC.

Je kunt hierbij worden ingezet voor:

• Projectmanagement.
• Implementatiemanagement.
• Leveranciersmanagement.
• Stakeholdermanagement.
• Het structureren en begeleiden van ICT-veranderingen.
• Het bewaken van planning, risico's, afhankelijkheden en resultaten.

6. Migratie naar Oracle Fusion

Je bent verantwoordelijk voor het managen van de relatie rondom het departementale programma voor de migratie naar Oracle Fusion.

Je bewaakt hierbij de aansluiting tussen de ontwikkelingen binnen het IUC en de bredere departementale migratie.

Context

Het IUC bestaat uit circa 150 medewerkers en handelt jaarlijks ongeveer 1.800 inkoopaanvragen af voor verschillende onderdelen van EZK en LVVN.

Veel processen worden momenteel nog ondersteund door traditionele Microsoft Office-oplossingen zoals Outlook en Excel en door opslag op netwerkschijven. Het IUC heeft daarom een sterke behoefte aan verdere digitalisering.

De inkoopdossiers moeten daarbij voldoen aan geldende wet- en regelgeving en eenvoudig kunnen worden opgebouwd, beheerd en gerapporteerd.

Een belangrijk aandachtspunt is dat verschillende nieuwe oplossingen buiten Oracle Fusion worden gerealiseerd. De migratie naar Oracle Fusion zal nog meerdere jaren duren en biedt voor bepaalde IUC-processen niet de gewenste functionaliteit.

Eisen (aantoonbaar in CV!)

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het selecteren en implementeren van ICT-oplossingen.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het selecteren en implementeren van Source-to-Contract-oplossingen. Onder Source-to-Contract (S2C) verstaan wij het volledige proces van het identificeren en specificeren van een inkoopbehoefte tot en met het contracteren en beheren van de overeenkomst.
• Een afgeronde HBO of WO-opleiding.
• Een certificering in projectmanagement, bijvoorbeeld PRINCE2 Practitioner of Professional Projectmanager.

Gewenste kennis en ervaring

• Aantoonbare ervaring met het implementeren van ICT-oplossingen binnen complexe en/of matrixorganisaties. De complexiteit van de organisatie(s) moet duidelijk uit het cv of de motivatie blijken.
• Aantoonbare ervaring met projecten binnen de (Rijks)overheid.
• Aantoonbare resultaten waarin projectmanagementvaardigheden en Source-to-Contract-kennis zijn gecombineerd.
• Ervaring met digitalisering van inkoopprocessen.
• Ervaring met leveranciers- en stakeholdermanagement.
• Affiniteit met AI en digitale innovatie binnen de overheid is een pré.

Competenties

• Plannen en organiseren – je houdt meerdere projecten, stakeholders en afhankelijkheden overzichtelijk.
• Resultaatgerichtheid – je stuurt actief op concrete resultaten en succesvolle implementatie.
• Robuuste persoonlijkheid – je staat stevig in een complexe omgeving en durft beslissingen en knelpunten bespreekbaar te maken.
• Samenwerken – je weet verschillende belangen en disciplines met elkaar te verbinden.

Jouw profiel

We zoeken een ervaren projectmanager met een sterke combinatie van projectmanagement en Source-to-Contract-kennis. Je hebt ervaring met het selecteren en implementeren van ICT-oplossingen en weet hoe je complexe digitaliseringsprojecten van ontwikkeling naar daadwerkelijke ingebruikname begeleidt.

Je bent organisatiesensitief, houdt overzicht over meerdere initiatieven en weet verschillende stakeholders – van leveranciers en IT-specialisten tot gebruikers en management – op één lijn te krijgen.