Implementatie adviseur WR339242

Omschrijving opdracht/werkzaamheden:

Aan de UvA loopt sinds 2024 een project ter verbetering van het promotieproces waarbij promovendi, promotores en ondersteunende betrokkenen gedurende het volledige promotietraject zo goed als mogelijk ondersteund worden door een gebruiksvriendelijk, betrouwbaar en transparant informatiesysteem Hora Finita. Het doel in 2026 van het project is:

- Hora Finita en het UvA-brede promotievolgproces volledig in te richten en te testen, inclusief iteratieve demos, feedbackrondes en correcties met projectgroep en key users.

- De benodigde technische infrastructuur en koppelingen te realiseren, zoals HR-, SIS-, Pure-, SURFconext- en iThenticate‑integraties, en het structureel beleggen van functioneel en procesbeheer binnen de UvA.

- De datamigratie van relevante promotiedata naar Hora Finita uit te voeren, inclusief voorbereiding, opschoning, testmigraties en definitieve migratie richting livegang.

- Per faculteit de implementatie te organiseren, met een facultair implementatieplan, gebruikersvoorbereiding, testen, training en gebruikersacceptatie in de periode tot en met Q3 2026.

- In Q4 2026 UvA-breed live te gaan met Hora Finita, zodat het systeem vanaf 2027 verder kan worden geoptimaliseerd.

Wat doet de Adviseur implementatie promotievolgsysteem

Voor dit project is behoefte aan een adviseur met aantoonbare kennis en ervaring met promotievolgprocessen binnen een Nederlandse universiteit, zowel vanuit de rol van promotor als vanuit administratieve/ondersteunende functies. De adviseur wordt ingezet om de projectorganisatie te voorzien van inhoudelijke expertise over het volledige promotietraject, de bijbehorende administratieve processen en de knelpunten in de praktijk om praktijkervaring vanuit faculteiten te vertalen naar eisen en wensen voor het nieuwe promotievolgsysteem, en om de projectleider en deelprojectleider te adviseren over de inrichting en uniformering van het promotievolgproces en de implicaties daarvan voor governance, werkwijzen en systemen.

Hay-profiel

Beleidsmedewerker 1

Welke ervaring is gewenst?

· Ruime ervaring met promotieprocessen binnen een Nederlandse universiteit, bij voorkeur zowel vanuit de rol van promotor als vanuit beleid/ondersteuning;

· Ervaring met het analyseren en (her)ontwerpen van promotievolg- en administratieve processen, inclusief vertaling naar systeemeisen;

· Ervaring met organisatiebrede implementaties van processen en systemen in een politiek-bestuurlijk complexe HO‑omgeving;

· Kennis van promotievolgsystemen; ervaring met Hora Finita is een pré;

· Sterk organisatiesensitief en ervaren adviseur richting projectleiding, stuurgroep en bestuur;

· WO werk- en denkniveau en goede beheersing van de Nederlandse taal.

Duur van de opdracht

- half augustus 2026 t/m 31 december 2026; 8 uur p/w (in overleg).

Optie tot verlenging

Ja

Op grond van deze Aanvraag vragen wij u het onderstaande in te dienen:

CV’s van potentiële kandidate(n), of op verzoek van de opdrachtgever meer of minder, eventueel vergezeld van een korte toelichting.

Elk CV dient als 1e pagina de personalia van de kandidaat en een samenvatting van zijn/haar competenties te bevatten;

all in tarief per uur (excl. btw en incl. reis- en verblijfskosten);

beschikbaarheid kandidaat;

Belangrijke data