Den Haag / Utrecht (2 dagen thuis)
32
24 maanden
100-130
01-09-2026
03-06-2026 14:00
Achtergrond van de opdracht:
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en het voldoen aan de Woo en de Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT-realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.
De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en de Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc.
Opdrachtbeschrijving:
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). De oplossing bestaat uit een DMS/RMA voor LGI en HGI en een app voor mobiele kanalen.
Deze functie betreft de Product Owner rol voor de app en HGI. Je bent de spin in het web als vertegenwoordiger van het systeem voor de behoeften van de stakeholder community. De app wordt in eerste instantie uitgerold bij bewindspersonen, sleutelfunctionarissen en uiteindelijk de overige gebruikers. De app is gezien de gebruikerspopulatie in een politiek-bestuurlijke omgeving een kritische succesfactor voor de uitrol van DefDoc. Je bent daarom nauw betrokken bij de uitrol en doorontwikkeling en bent de stem van de gebruikervertegenwoordigers in de samenwerking met het agile ontwikkel- en beheerteam. Naast de app is de ontwikkeling en uitrol van DefDoc voor HGI een aandachtsgebied. In principe is het systeem hetzelfde als voor LGI (met een eigen productowner), echter zijn de gebruikersorganisaties verschillend. Je rapporteert aan de productmanager DefDoc.
Belangrijkste werkzaamheden:
Het definiëren en vertegenwoordigen van de functionele roadmap samen met de productmanager DefDoc.
Het dragen van de verantwoordelijkheid voor de teambacklog (bouwen, bewerken en onderhouden).
Het prioriteren van software-eisen en -wensen.
Het sturen op het acceptatieproces van nieuwe softwareversies.
Het intensief samenwerken tussen ontwikkel-, technisch- en functioneelbeheerteams om snelheid en kwaliteit te synchroniseren.
Het actief deelnemen aan het implementatie-projectoverleg, 'gebruikerstafels', demonstraties en evaluaties.
Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel (Product Owner) of in een soortgelijke functie op minimaal eCF3 Senior Professional/Manager niveau.
Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven minimale eis van 3 jaar aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel (Product Owner).
Kandidaat heeft bij voorkeur recente (binnen de afgelopen 10 jaar) aantoonbare ervaring als schakel tussen bestuurlijke, operationele & IT-organisatieonderdelen en aantoonbare werkervaring met verander-, transitie- of implementatietrajecten.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen de Rijksoverheid.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het Ministerie van Defensie.
Kandidaat heeft bij voorkeur kennis van projectmanagement, projectrapportage en de Agile/Scrum werkwijze.
Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring en kennis van document management systemen (DMS) en/of zaaksystemen en informatiebeheer.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare ervaring met procesanalyse en procesverbetering.
Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het opstellen van productplannen, releaseplanningen en het managen van gebruikersdocumentatie.
