WR339203 MS 365 Power Apps & Power Automate Expert 1 fte

Omschrijving opdracht/werkzaamheden:

Het proces van initiatie aanvraag externe inhuur tot het afronden van de administratieve handelingen waardoor een externe kan starten bij de UvA/HvA is op papier verbeterd. Voor het vergemakkelijken van een goedkeuringsflow en het delen van de informatie uit verschillende processtappen met verschillende betrokkenen, is er gewerkt aan een opzet voor een Microsoft Power Automate app. Door capaciteitsproblemen blijft deze opdracht liggen.

Er is reeds al veel werk verzet, maar het is aan de persoon die deze opdracht gegund krijgt de mogelijkheid om vanaf 0 te starten met het inrichten van de app. Gegeven is het proces en het document dat in de app meegenomen moet worden.

Het betreft een Excel met meerdere tabbladen. Een greep uit de eisen aan de app:

• Er is een beperkte poel aan mensen die goedkeuring mogen geven. Omdat we met twee tenants werken (UvA en HvA) leidt dat tot uitdagingen in inrichting
  
• Er moet een aantal keren een pdf gecreëerd worden van een of meerdere tabbladen
  
• Pdf’s moeten verzonden worden per mail naar verschillende mensen in verschillende fases
  
• Er moet op 3 momenten door verschillende mensen goedkeuring gegeven worden op het document dat voorligt.
  
• Na goedkeuring mag een tabblad niet meer veranderd worden
  
• Er moet door de indiener en door een administrator gezien kunnen worden waar een document in het proces zit
  
• Er moet een flow gemaakt worden voor als iets wordt afgekeurd.
  

Omdat capaciteitsproblemen de reden zijn dat dit niet intern opgepakt wordt, is het van belang dat we de opdracht gunnen aan iemand die wél goed de eisen en wensen op kan halen en dus vragen stelt aan de opdrachtgever, maar ook iemand die zelf aan de slag gaat om het technisch uit te voeren.

Na gunning zullen eerst de rechten worden toegekend, zal er een gesprek plaatsvinden met degene die de functionele eisen heeft vastgelegd. Daarna zal er nog een gesprek plaatsvinden met de opdrachtgever, zodat de opdracht doorgesproken kan worden. We verwachten dat er een technisch ontwerp (hoeft niet groot te zijn) wordt opgeleverd, alvorens er gebouwd gaat worden aan de opdracht, zodat getoetst wordt of de aangedragen oplossing ook past in het beeld van de opdrachtgever.

Er zal een technische overdracht plaatsvinden naar een of meer beheerders en een functionele overdracht naar een of meer key-users.

Welke ervaring is gewenst?

Ruime ervaring met Microsoft 365 Power Apps en Power Automate en met de gevraagde functionaliteiten.

Tijdens het selectiegesprek vragen we een korte demo van een soortgelijke app die gebouwd is door de inschrijver waarin de genoemde functionaliteiten naar voren komen. Dit wordt meegeteld onder competenties.

Duur van de opdracht

De verwachting is dat het opleveren van de gewenste workflow MAX 40 uur duurt. Er is al veel gedocumenteerd. Het tijdframe waarin deze opdracht opgeleverd moet worden is bespreekbaar, maar voorkeur heeft zo snel mogelijk en zal meegewogen worden onder competenties.

Voorwaarden met betrekking tot inzet

Het is handig om voor de gesprekken met de stakeholders en de oplevering op kantoor te zijn aan de Hogehilweg te Amsterdam. Verder kan er prima op afstand gewerkt worden in eigen tijd.