Senior Projectleider Implementatie DMS 23718126

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Opdracht
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).

Een implementatieprojectleider DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de uitrol van het Document Management systeem DefDoc (Filenet platform) als onderdeel van de business transformatie op gebied van informatiehuishouding. In 2025 was de Go-Live bij de Bestuursstaf. Uiteindelijk zullen plm 20.000 medewerkers het DMS/RMA systeem gebruiken.

Je werkt met een team van business analisten, gebruikersondersteuners en experts op gebied van procesanalyse, systeeminrichting, commununicatie, training en adoptie. De implementatieprojectleider stuurt samen met de businessprojectleider van het defensieonderdeel de implementatie aan. Uniformiteit in systeem en processen vs. lokale ondersteuning is een van de uitdagingen en een belangrijke succesfactor. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassnheid op gebied van informatiehuishouding. Je rapporteert aan de overkoepelend projectmanager DefDoc, werkt samen met andere projectleiders, met het productontwikkelteam en Informatiebeheer. De veranderkundige aanpak wordt gecoordineerd vanuit DOO en in de implementatie methodiek zijn de lessons learned van afgeronde implementatie verwerkt. Er is central ondersteuning op gebied van communicatie, e-learning, klassikale training en gebruikersondersteuning.

Voor de uitvoering van de opdracht is intensief contact met (het management van) de gebruikersorganisatie noodzakelijk. Regelmatige aanwezigheid op locatie van het betreffende Defensieonderdeel (verschilt per Defensie onderdeel) wordt verwacht, evenals de programmastandplaats Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement wordt hierin flexibilteit verwacht.

Eisen

1. Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.

Wensen

1. Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
2. Voor deze functie zoeken wij bij voorkeur een senior projectleider met minimaal tien jaar relevante werkervaring.
3. De kandidaat heeft idealiter aantoonbare werkervaring met:
4. transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;
5. interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
6. stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
7. projectmanagement en aansturing van projectteams (15+ medewerkers).
8. Voor deze rol zijn aanvullende wensen:
9. kennis en/of ervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein
10. werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishoudig vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer
11. ervaring met Document Management Systemen.

Inzetgegevens

• Gewenste startdatum* maandag 1 juni 2026
• Initiële einddatum* zondag 30 april 2028
• Optie op verlenging* Ja
• Maximaal aantal verlengingen 2
• Termijn per verlenging in maanden 12
• Verwachte uiterste einddatum inzet dinsdag 30 april 2030
• Minimaal aantal uren per week* 32
• Geschatte aantal uren initiële inhuurtermijn* 3185
• Postcode hoofdstandplaats* 2511 CB
• Naam hoofdstandplaats* Den Haag