AFAS Functioneel Consultants

Wat ga je doen

Als AFAS functioneel consultant ondersteun en versterk je het team tijdens het programma voor de vervanging van SAP door AFAS (scope HR en ERP) en mogelijk na go-live. Het project is in oktober 2024 gestart met de analysefase. Inmiddels zitten we in de acceptatiefase en go-live staat gepland voor begin januari 2026. Je bent actief en hands-on betrokken bij de inrichting, documenteren van de inrichting en geven van opleidingen aan gebruikers.

Waar ga je werken

De afdeling Functioneel Beheer is als onderdeel van het ASSC verantwoordelijk voor een diversiteit van applicaties die ondersteuning bieden aan bedrijfsvoeringsprocessen en actief betrokken bij de vervanging van de betreffende SAP modules door de AFAS modules, HR en ERP. Er is een programmastructuur ingericht voor de implementatie waar je onderdeel uit zult maken van een of meerdere werkgroepen.

Jouw werkzaamheden (Focus, Uitgangspunten & Doelstellingen)

Met je kennis en ervaring op AFAS ga je het interne team aanvullen en ondersteunen. Je bouwt zelf aan een deel van de inrichting en neemt interne beheerders daarin mee. De voornaamste werkzaamheden vinden plaats in samenwerking met de interne beheerders, medewerkers van het Servicepunt en de projectmedewerkers vanuit de werkstroom Landing &

Transitie’ in de ondersteuning bij:

• Voorbereiden en geven van opleidingen aan verschillende groepen gebruikers:
• Voorbereiden en geven van opleidingen (cases, materiaal, datasets);
• Verzorgen van opleidingen online en klassikaal in de Nederlandse en Engelse taal, in samenwerking met mede-trainers van het Servicepunt, waarbij jij je richt op het delen van je kennis van de AFAS-inrichting van de Universiteit Leiden;
• Klaarzetten en vullen van opleidingsomgeving;
• Validatie en aanvulling van opleidingsmateriaal;
• Valideren en aanvullen van procesflows en werkinstructies;• Meebouwen aan de systeeminrichting (inclusief rapportages):
• Inrichten van management rapportages in AFAS;
• Identificeren en beschikbaar stellen van data ten behoeve van rapportages buiten AFAS (bijvoorbeeld via PowerBI en het externe datawarehouse);
• Analyseren en oplossen van bevindingen uit (keten-)testen;
• Werking van systeemkoppelingen afstemmen met team integratie;

Wie ben jij

• Een gecertificeerd AFAS Expert met relevante en uitgebreide ervaring in de AFAS modules die Universiteit Leiden gaat implementeren (met name op HRM/Payroll en/of Financieel/Ordermanagement/Projecten);
• Ruime ervaring met zelf inrichten en beheren van workflows, autorisaties en rapportages in AFAS;
• Ervaring met het geven van trainingen en je vindt het leuk om mensen wegwijs te maken in AFAS. Je bent enthousiast, kunt goed voor een groep staan en vindt het een uitdaging om mensen mee te nemen en om te gaan met weerstand;
• Leergierig met een nieuwsgierige instelling, zelfstandige en pro-actieve werkhouding en uitstekende analytische en communicatieve vaardigheden;
• Het is een pre als bekend bent met de bedrijfsvoeringsprocessen in de (academische) wereld van hoger onderwijs en onderzoek;

Beschrijving organisatie

De Universiteit Leiden, in 1575 opgericht, is een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa- bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 7.600 medewerkers en 33.000 studenten. Elke medewerker en student heeft behoefte aan betrouwbare en professionele ondersteuning op het gebied van processen, systemen en documentenbeheer. Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) levert hoogwaardige ondersteuning aan alle medewerkers en studenten. Met ongeveer 135 collega’s ondersteunt het ASSC onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Het ASSC bestaat naast Functioneel Beheer (FB) uit het:

• Servicepunt (SP)

• Financieel Shared Service Centre (FSSC)

• Personeel Shared Service Centre (PSSC)

• Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA)